Jak wygląda organizacja i obsługa imprezy plenerowej?

Przygotowanie imprezy plenerowej dla grupy brzmi jak doskonały sposób na integrację zespołu, piknik rodzinny czy inne atrakcje eventowe na świeżym powietrzu. Zorganizowanie wydarzenia na zewnątrz wymaga jednak zupełnie innego podejścia, niż przygotowanie eventu na sali czy w biurze, a przez to planowanie większej imprezy może być trudne dla organizatorów. Jak przygotować dobry scenariusz imprezy plenerowej? Jakie ciekawe atrakcje piknikowe wybrać, żeby obudzić w uczestnikach ducha integracji? Jeżeli Twoim zadaniem jest zorganizowanie wydarzenia na świeżym powietrzu, ten artykuł jest dla Ciebie.

Zalety imprezy plenerowej

Zanim zaczniemy omawiać szczegóły zorganizowania eventu w plenerze, zwróćmy uwagę na korzyści imprezy na świeżym powietrzu. Przede wszystkim imprezy plenerowe sprzyjają budowaniu silniejszych więzi między członkami zespołu. Wspólne aktywności i wyzwania outdoorowe stymulują współpracę i komunikację na zupełnie nowym poziomie. Event w plenerze to również zmiana scenerii i możliwość bezpośredniego kontaktu z naturą. A to z kolei wpływa pozytywnie na motywację pracowników i inspiruje do myślenia poza utartymi schematami.

Organizacja pikników i innych wydarzeń plenerowych – termin

Czas, w którym ma odbyć się integracja firmowa, będzie wpływać na cały przebieg wydarzenia. W zależności od pory roku, dnia i godziny trzeba będzie dobrać odpowiednie atrakcje integracyjne i lokalizację wydarzenia.

Sprawdź także naszą ofertę imprez firmowych w Warszawie.

Pory roku a atrakcje plenerowe

• Wiosna – budząca się do życia przyroda to idealny czas na organizację pikników i wydarzeń plenerowych. Wysoka temperatura na termometrze i długie dni pozwalają na zaplanowanie różnorodnych aktywności na świeżym powietrzu. Wiosną warto postawić na zabawy plenerowe takie jak gry zespołowe, konkursy czy grill. Warto jednak mieć plan awaryjny na wypadek nieprzewidzianych zmian pogody, np. namioty lub alternatywną lokalizację wewnątrz.
• Lato – organizacja pikników firmowych latem to zdecydowanie najbardziej popularny czas na tego typu aktywności. Sprzyjająca pogoda i ciepłe wieczory to zachęta do spędzenia czasu na zewnątrz, ale również do podejmowania się aktywności, które o innych porach roku nie są aż tak dostępne. Mowa tu oczywiście o sportach wodnych, plażowaniu czy biwakowaniu pod namiotami.
• Jesień to wbrew pozorom świetny czas na organizację pikników firmowych, a zwłaszcza jej początek. To właśnie w tym czasie możemy doświadczyć najpiękniejszej złotej jesieni, różnorodności barw i wciąż sprzyjającej pogody. Organizacja imprezy plenerowej w tym czasie to doskonała okazja to podziwiania natury i aktywności takich jak gry terenowe i gry miejskie. Warto jednak pamiętać o szybciej zapadającym zmroku i potencjalnie chłodniejszym klimacie, co może wymagać zapewnienia dodatkowych źródeł ciepła dla uczestników.
• Zima zazwyczaj tylko pozornie nie jest dobrym czasem na organizację wydarzeń plenerowych. Atrakcje firmowe zimą mogą obejmować różnego rodzaju gry zespołowe, spacery czy kuligi. Warto jednak pamiętać, że uczestnikom trzeba zapewnić dodatkowe źródła ciepła.

Jedzenie na event w plenerze

Podczas dłuższych aktywności na zewnątrz, a do takich zdecydowanie należą eventy plenerowe, warto zadbać o odpowiednie wyżywienie dla uczestników. Przy planowaniu imprezy plenerowej trzeba rozważyć, jaka forma posiłków będzie najlepsza. Przygotowując menu imprezy, pamiętaj o tym, żeby dopasować je do preferencji żywieniowych uczestników. Przed organizacją imprezy plenerowej dowiedz się, czy włączyć do menu dania wegańskie, bezglutenowe lub opcje dla alergików.

Catering imprezy plenerowej

Catering plenerowy to dobre rozwiązanie na większe wydarzenia, konferencje plenerowe czy całodniowe aktywności. Usługa ta ułatwia też dopasowanie posiłków pod konkretne preferencje żywieniowe.

Własne wyżywienie

To dobra opcja, jeżeli budżet imprezy jest ograniczony, lub gdy spotkanie będzie raczej kameralną integracją firmową niż oficjalnym wydarzeniem. Każdy uczestnik może przygotować konkretne danie i przynieść je na imprezę.

Sprawdź naszą ofertę imprez firmowych w Łodzi.

Scenariusz imprezy plenerowej – wybór miejsca i zaplecze techniczne

Kluczowym elementem każdej udanej imprezy plenerowej jest harmonijne połączenie tematyki wydarzenia z wybranym miejscem oraz dostępnym zapleczem technicznym. Wybór odpowiedniego miejsca i zapewnienie niezbędnej infrastruktury to fundament każdej udanej imprezy.

Dopasowanie Miejsca do Tematyki Imprezy

• Analiza tematyki: Na początku zdefiniuj dokładnie tematykę imprezy. Czy ma to być piknik rodzinny, impreza integracyjna z aktywnościami sportowymi, czy może elegancki wieczór przy muzyce na żywo? Tematyka ta będzie wyznacznikiem przy wyborze miejsca.
• Charakter miejsca: Wybierz miejsce, które naturalnie współgra z tematyką wydarzenia. Dla sportowych aktywności idealne będą obszerne tereny zielone z możliwością rozstawienia sprzętu sportowego. Eleganckie przyjęcie wymagać będzie estetycznej przestrzeni, np. parku miejskiego z pięknym ogrodem.
• Unikalność lokalizacji: Szukaj miejsc, które oferują coś wyjątkowego i pasującego do tematu imprezy – może to być widok na miasto, dostęp do wody lub specyficzne ukształtowanie terenu.

Zaplecze Techniczne Dostosowane do Potrzeb

• Dostęp do energii elektrycznej: Niezbędne dla działania sprzętu audio, oświetlenia czy food trucków. Upewnij się, że wybrane miejsce dysponuje odpowiednimi punktami zasilania lub rozważ wynajem generatorów przenośnych.
• Oświetlenie: Kluczowe dla wieczornych wydarzeń. Dostosuj jego rodzaj i intensywność do atmosfery, jaką chcesz stworzyć – od dyskretnych girland świetlnych po profesjonalne reflektory.
• System dźwiękowy: Jego jakość bezpośrednio wpływa na odbiór muzyki i komunikatów. Wybierz sprzęt adekwatny do wielkości przestrzeni i liczby gości, pamiętając o możliwościach regulacji głośności, aby nie zakłócać spokoju okolicznych terenów.
• Scena i podesty: Dla wydarzeń z programem artystycznym lub prezentacjami. Rozmiar i konfiguracja powinny być dostosowane do charakteru występów oraz terenu.
• Techniczne zaplecze dla wystawców i cateringu: Zapewnij odpowiednie warunki dla food trucków, stoisk z napojami czy punktów informacyjnych, w tym dostęp do wody i zasilania.